اتو ماسیون اداری و نقش آن در فعالیت ها

اتوماسيون اداری = تسريع امور، افزايش دقت، صرفه جويي در زمان


مکانيزه کردن سيستم و به روز کردن امور و فعاليت ها ، گامی در راستای تحول اداری هر سازمان است که تحقق آن تنها درسايه تمهيد بستری مناسب ، فرهنگ سازی مطلوب ، تجهيز امکانات و آموزش ، امکان پذير می شود . اتوماسيون اداری که از عوامل مهم اين تحول به شمار میرود ، می تواند سازمان را در نيل به اهداف خود ياری دهد .
اتوماسيون اداری يعنی نظام اداری مکانيزه همراه با مديريت گردش کار که در سازمان های مختلف ، متنوع و متفاوت است . به عنوان مثال اتوماسيون اداری در هواپيمايی کشوری و آموزش و پرورش تفاوت هايی با هم دارند . اما فصل مشترک بين همه آن ها گردش مکاتبات در دبیرخانه های بدون کاغذ ( 
Paperless ) است که در واقع جزئی از اتوماسيون اداری محسوب می‌شود . نکته قابل توجه در اين زمينه ، هم تراز کردن و هم رديف دانستن اتوماسيون اداری با Paperless از سوی برخی سازمان‌های دولتی وخصوصی و حتی شرکت های بزرگ نرم افزاری است . در صورتی که Paperless تنها يكي از اجزای مهم اتوماسيون اداری به حساب می آيد .
در يک جمع بندی کلی می توان مزايای 
Paperless را اين چنين بر شمرد : 
- برچيده شدن روشهای سنتی 
- سرعت بخشی به امور اداری 
- افزايش دقت و حصول ضريب اطمينان کامل در کيفيت امور 
- جلوگيری از اتلاف وقت و صرفه جويی در زمان 
- استفاده بهينه ومطلوب از امکانات موجود ( نيروی انسانی ، نرم افزار ، سخت افزار ) 
- جلوگيری از سوء استفاده های احتمالی و اعمال سليقه‌های شخصی 
- حذف فاصله‌های زمانی و مکانی 
- مکانيزه شدن بايگانی‌ها و ايجاد تحول اساسی در شيوه‌ها و ابزارهای دسترسی به اطلاعات 
- امکان تهيه انواع گزارش‌ها از اطلاعات آماری ، مديريتی ، نظارتی ، فوری و ... 
- اطلاع بلادرنگ و بیواسطه مديران شرکت يا سازمان از نتيجه اقدامات انجام شده بر مبنای مکاتبات درونی و بيرونی 
- ترغيب پرسنل به فراگيری تکنيک‌ها و علوم جديد و جلوگيری از خمود و راکد ماندن سطح عمومی نيروی انسانی. 
-حرکت به سوی استانداردهای نوين فن‌آوری اطلاعات در سطح جهانی در مورد معايب اين سيستم ، بايد گفت اگر نخواهيم هزينه اصلاح روش‌های سنتی و شکستن مقاومت کاربران برای پذيرش سيستم جديد را عيب تلقی کنيم هيچ گونه عيبی در سيستم وجود ندارد .
شناخت ابزار اتوماسيون ، گام بزرگ وموثری در راه نيل به اهداف مورد نظر آن است ، که از جمله اين ابزار می توان به تجهيزات ، لوازم و نيروی انسانی اشاره کرد .
در بخش تجهيزات شبکه ، تجهيزات نرم افزاری و امکانات سخت افزاری از جمله رايانه ، اسکنر ، چاپگر ، قلم نوری و ... مورد نياز است . و در قسمت نيروی انسانی که از اهميت به سزايی برخوردار است ميتوان به مغز افزار يا نيروی انسانی کار آمد اشاره کرد که اين بخش با ايجاد بستر فرهنگی مناسب به وجود می‌آيد . مثلا در کشورهای پيشرفته در حين تحصيل در مدارس ابتدايی کلاس هايی با عنوان 
Paperless classroom برگزار می شود تا افراد از سن پايين با ابزار Paperless آشنا و مانوس شده و سپس با ايجاد رابطه با معلم خود از طريق سيستم الکترونیکی ، به صورت عملی نيز به آن بپردازند و تا زمانی که وارد بازار کار ميشوند به راحتی ميتوانند پذيرای اين سيستم جديد باشند .
پس از فراهم شدن زمينه مناسب ، بحث آموزش که از ارکان اصلی رسيدن به اتوماسيون است ، مطرح می شود و شامل آموزش اوليه ، آموزش های حين اجرا و آ موزش های تکميلی است . از جمله اين آموزش ها ميتوان به موارد زير اشاره کرد : 
- اخذ گواهي‌نامه ( 
ICDL International computer driving license) که استفاده بهينه از حداکثر مهارت و توانايی کارمندان را در محيط کار تضمين ميکند .
- استفاده از يک راهبر سيستم ( فردی که با علوم رايانه‌ای آشنا بوده و با متوليان اتوماسيون ا داری برای رفع موارد و اشکالات روزمره و ... در ارتباط باشد .) 
- جلب اعتماد و رضايت مديران و در نهايت مشارکت و همکاری آنها که از مهمترين عوامل پيشرفت يک طرح است . 
- ايجاد يک پشتوانه وحمايت اجرايی برای ضمانت تحقق و اجرای طرح برای اجرای هر چه بهتر اين طرح بايد پايداری و امنيت شبکه به همراه تنظيمات بهينه برای ايجاد گروه کاربران با ميزان دسترسی مشخص مهيا شده و همچنين سيستم 
Fire Wall برای امنيت کاربران و اطلاعات آنها تهيه و ايجاد شود . شبکه بايد ضمن دارا بودن قابليت ارسال و دريافت متن ، صدا ، تصوير و پست الکترونيکی مکاتبات از سرعت و پهنای خوب باند برخوردار بوده و در برابر هر گونه حمله ( Attack ) از جمله حملات ويروسی محافظت و مراقبت شود . لذا مي‌بينيم که مراقبت و Policy شبکه از اهميت به سزايی برخوردار است .
اساس اجرای اين سرويس و يا هر سرويس ديگر بر مبنای شبکه است که داده‌ها بايد از طريق آن حمل شده و در اختيار کاربر ( 
User ) قرار گيرد . در مسير اين انتقال ، حفظ محتوی اطلاعات امری حياتی و حائز اهميت جلوه ميکند . چون در غير اين صورت امکان سوءاستفاده از اطلاعات سازمان وجود دارد .
ارتباط 
Paperless دو سويه است . درباره ارتباط مکاتبات خارج از سازمان با سيستم دبيرخانه ذکر اين توضيح لازم است که کليه مکاتبات وارده به سازمان پس از ورود و ثبت اوليه در دبيرخانه از طريق سيستم Paperless در جريان قرار مي‌گيرد .همچنبن مکاتبات صادره از شرکت نبز بر اساس ابن سبستم انجام مي‌شود . لذا امکانات مورد استفاده ديگر برای کاربران ، اتصال به شبکه اينترنت از طريق نسخه تحت وب ( Web ) نرم افزار است که به کاربران اين امکان را مي‌دهد تا تمامی مکاتبات خود را مشاهد ه و پيگيری کرده و اقدامات لازم را بر روی نامه ها ثبت کنند و يا نامه را به بخش مورد نظر ارجاع دهند .
با راه اندازی اين سيستم و عملياتی شدن آن مديریت محترم عامل و مديران و معاونان سطوح مختلف مي‌توانند از طريق اينترنت درماموريت‌ها از هر کجا و در هر زمان مکاتبات خود را پيگيری کرده و اقدامات انجام شده را ملاحظه کنند .
منبع : 
http://www.tcgolestan.ir

 

 


۰ نظر